Poslovni proces opisuje poslovni scenarij u kojem je eRačun izdan, primjerice izdavanje računa na temelju ugovora ili narudžbenice, plaćanje unaprijed, izdavanje odobrenja ili storniranje računa.
Program u većini slučajeva automatski predlaže odgovarajući poslovni proces na temelju podataka unesenih na računu. Predloženi proces korisnik može, kada je to dopušteno, ručno promijeniti.
Odabir poslovnog procesa
Kod unosa izlaznog eRačuna u zaglavlju dokumenta, u polju Poslovni proces, možemo iz padajućeg izbornika odabrati poslovni proces koji želimo evidentirati na eRačunu.
Odabrati možemo:
- P1 – Izdavanje računa za isporuke roba i usluga prema narudžbenicama na temelju ugovora
- P2 - Periodično izdavanje računa za isporuke roba i usluga na temelju ugovora
- P3 - Izdavanje računa za isporuku prema samostalnoj narudžbenici
- P4 - Plaćanje unaprijed (avansno plaćanje)
- P5 - Plaćanje na licu mjesta
- P6 - Plaćanje prije isporuke na temelju narudžbenice
- P7 - Izdavanje računa s referencama na otpremnicu
- P8 - Izdavanje računa s referencama na otpremnicu i primku
- P9 - Odobrenja ili računi s negativnim iznosima
- P10 - Izdavanje korektivnog računa (storniranje/ispravak računa)
- P11 - Izdavanje djelomičnog i konačnog računa
Poslovni proces P12 – Samoizdavanje računa trenutačno nije podržan u programu i nije ga moguće odabrati.
Automatsko predlaganje Poslovnog procesa
Program na temelju podataka na računu u većini slučajeva automatski predlaže odgovarajući poslovni proces. Ručni odabir zato nije uvijek potreban.
Program predlaže:
- P1 - kada je kao vrsta osnove za izdavanje odabran Ugovor
- P3 - kada vrsta osnove za izdavanje nije odabrana ili je odabrana Ponuda
- P4 - kada se radi o računu za predujam
- P6 - kada je kao vrsta osnove za izdavanje odabrana Narudžbenica
- P7 - kada je kao vrsta osnove za izdavanje odabrana Otpremnica
- P8 - kada je kao vrsta osnove za izdavanje odabrana Prijem
- P9 - kada se radi o knjižnom odobrenju
- P10 - kada se radi o stornu računa
Automatski predloženi poslovni proces moguće je ručno promijeniti, osim u slučajevima u kojima proces mora odgovarati vrsti dokumenta.
Poslovni proces P4 na računu za predujam upisuje se prilikom spremanja računa. Zato ga nije potrebno ručno odabrati, čak i kada je polje Poslovni proces prije spremanja prazno.
Procesi P2, P5 i P11 ne predlažu se automatski. Kada odgovaraju stvarnom poslovnom događaju, potrebno ih je odabrati ručno.
Primjerice, kada se radi o periodičnom izdavanju računa na temelju ugovora, korisnik treba umjesto automatski predloženog procesa P3 odabrati P2 – Periodično izdavanje računa za isporuke roba i usluga na temelju ugovora.
Ograničenja kod odabira poslovnog procesa
Kod spremanja ili ispostavljanja eRačuna program provjerava odgovara li odabrani poslovni proces vrsti dokumenta. Ako proces i dokument nisu usklađeni, prikazat će se obavijest, a spremanje ili ispostavljanje dokumenta neće biti moguće.
P4 - Plaćanje unaprijed (avansno plaćanje)
Poslovni proces P4 koristi se samo na računu za predujam.
Ako na računu za predujam odaberemo drugi poslovni proces ili P4 odaberemo na dokumentu koji nije račun za predujam, program će prikazati obavijest i onemogućiti spremanje ili ispostavljanje dokumenta.
Ako na knjižnom odobrenju odaberemo drugi poslovni proces ili P9 odaberemo na dokumentu koji nije knjižno odobrenje, program će prikazati obavijest i onemogućiti spremanje ili ispostavljanje dokumenta.
Ako na stornu odaberemo drugi poslovni proces ili P10 odaberemo na dokumentu koji nije storno, program će prikazati obavijest i onemogućiti spremanje ili ispostavljanje dokumenta.
Prije ispostavljanja eRačuna provjerite odgovara li predloženi poslovni proces stvarnom poslovnom događaju. Automatski prijedlog temelji se na vrsti dokumenta i podacima unesenima na računu te ga je u pojedinim slučajevima potrebno ručno promijeniti.
