Primanje e-računa

E-račune možemo zaprimati ako smo postavke organizacije postavili na način kako je opisano u uputi ovdje

Pokazat ćemo dva načina zaprimanja e-računa: automatsko zaprimanje e-računa u Minimax i ručni uvoz e-računa u Minimax.

Automatsko zaprimanje e-računa 

Za automatsko zaprimanje računa preko pretinca za dokumente, klikom na Pretinac za dokumente > Postavke potrebno je odabrati posrednika za e-račune i upisati korisničko ime i lozinku (ili uvesti certifikat za FINU).

Kada nam dobavljač pošalje eRačun preko posrednika, onda je bitno da ga ne preuzmemo preko maila niti preko portala kako bi nam se taj račun automatski učitao u Minimaxu. U pretincu za dokumente klikom na Osvježi možemo provjeriti imamo li koji ulazni e-račun. Ako smo zaprimili više e-računa, program će prikazati na ekranu status prijenosa dokumenata. Nakon prijenosa svih primljenih računa prikazat će se obavijest koliko je dokumenata uvezeno u Pretinac i na popisu će se prikazati zaprimljeni (nepreuzeti) e-računi s informacijom o vrsti dokumenta, datoteci, stranci, vremenu kada je dokument dodan i preko kojeg posrednika.

Podatak o stranci program prepoznaje prema OIBu iz xml datoteke. Ako je stranka od koje smo zaprimili račun unesena u šifrarnik, program će na retku datoteke prikazati tu stranku, a ako stranka nije unesena u šifrarnik, prema podacima iz xml datoteke i javne baze automatski će se dodati u šifrarnik o čemu će program prikazati obavijest.

Na popisu primljenih e-računa kvačicom označimo račune koje smo zaprimili kako bismo ih obradili. Opcije koje možemo odabrati su:

  • obradi datoteke
  • premjesti u
  • briši
  • spoji u jedan dokument (moguće samo za iste stranke, no nije moguće za datoteke koje sadrže e-račun)
  • razdvoji u više dokumenata 

Klikom na Obradi datoteke > Dodaj u novi ulazni račun, račun će se automatski pripremiti kao predložak na popisu ulaznih računa gdje će program upisati zaglavlje ulaznog računa i predložiti rashod koji je unesen kod tog dobavljača na zadnjem ulaznom računu. Ako nam je to prvi ulazni račun od toga dobavljača, program će popuniti samo zaglavlje ulaznog računa, a klikom na Uredi potrebno je dodati i rashod računa.

Zaprimljene račune moguće je obrađivati pojedinačno, a moguće je i odabrati više datoteka za obradu i preko funkcionalnosti Spoji i dodaj u novi ulazni račun formirati predložak računa. Kod te funkcionalnosti važno je da budu odabrani dokumenti iste stranke (npr. račun i otpremnica, dvije skenirane stranice jednog računa i sl.) i da nije odabrano više datoteka koje sadrže e-račun.

Više zaprimljenih e-računa moguće je istovremeno obraditi preko opcije Obradi datoteke > Dodaj svaki dokument u svoj ulazni račun.

Uvoz e-računa u Pretinac za dokumente

Ako smo već preuzeli ulazni eRačun preko maila ili preko web stranice posrednika na računalo, onda možemo taj isti račun ručno uvesti u Minimax. U pretincu za dokumente prvo podesimo postavke za e-račune, zatim kliknemo +Dodaj datoteke i odaberemo datoteku ulaznog računa u xml formatu.

Kao i kod automatskog zaprimanja e-računa, ako stranka od koje smo zaprimili račun nije unesena u šifrarnik stranaka, uvozom e-računa stranka će se automatski dodati u šifrarnik iz javne baze o čemu će program prikazati i obavijest.

Ručno uvezeni račun možemo dodati u novi ulazni račun kao u gore opisanom primjeru (označimo račun, kliknemo Obradi datoteke > Dodaj u novi ulazni račun), a u oba primjera moguće je iskoristiti i funkcionalnost desnog klika pri čemu se također prikažu navedene funkcionalnosti. 


Napomena: u modulu Ulazni računi i dalje je dostupan gumb Primljeni e-računi, no na tom mjestu više nije moguće uvesti ili pripremiti e-račune, već je na tom mjestu moguće pregledati "stare" e-račune, a unos i/li uvoz primljenih e-računa potrebno je napraviti kroz Pretinac za dokumente.


U ovoj uputi