U šifrarnik djelatnika unosimo sve fizičke osobe za koje obračunavamo plaću, druge osobne primitke, doprinose obrtnika i putne naloge, odnosno one osobe koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju nekih ugovora ili posebnih propisa.
Podaci koje treba unijeti u šifrarnik ovise o vrsti obračuna za pojedinog djelatnika.

U šifrarniku djelatnika možemo:

• Dodavati nove fizičke osobe za isplate plaća, doprinose obrtnika, drugih osobnih primitaka i putnih naloga.
• Upisivati podatke koji utječu na obračune i prikaze na obrascima.
• Uređivati podatke o osobama.
• Brisati podatke o osobama.
• Pregledavati podatke o osobama i ispisivati dokumente.

Djelatnike u šifrarnik možemo uvoziti ili ih unositi klikom na Novo.

Podatke na djelatnicima unosimo prema vrsti obračuna koje ćemo koristiti za određenu osobu. U nastavku je objašnjeno gdje se pojedini podatak koristi tj. ispisuje.

Osnovni podaci

Osnovne podatke upisujemo za sve fizičke osobe, bez obzira na vrstu obračuna.

• Ime i prezime djelatnika, tj. fizičke osobe
  • Kod unosa ime i prezime djelatnika mora biti na prvom mjestu (to je važno za ispis za porez na dohodak).
• Šifra
  • Koristi se kod automatskog knjiženja iz drugih aplikacija (uvoz XML datoteke).
  • Kod izdavanja fiskalnog računa.
• Datum rođenja djelatnika
  • Upišemo datum rođenja.
• JMBG djelatnika
  • Upišemo jedinstveni matični broj djelatnika.
• OIB djelatnika
  • Podatak je ispisan na nekim dokumentima kod plaća, DOP obrasca i kod poreza na dohodak.
• Državljanstvo 
  • Koristi se na ispisima.
• Napomene
  • Možemo upisati željene napomene za internu svrhu, neće se ispisati na dokumentima.
• Upotreba
  • Ukoliko je uključena kvačica, djelatnik se prikazuje na padajućim izbornicima kod obračuna plaća i drugih osobnih primitaka.
• Adresa djelatnika
  • Podatak je ispisan na nekim dokumentima kod plaća i poreza na dohodak, DOP obrascu te na putnim nalozima.
• Pošta djelatnika koja se sastoji od poštanskog broja i mjesta
  • Podatak je ispisan na nekim dokumentima kod plaća i poreza na dohodak, DOP obrascu te na putnim nalozima.
• Država djelatnika
  • Podatak je ispisan na nekim dokumentima kod plaća i poreza na dohodak.
• E-pošta
  • Podatak se koristi za slanje dokumenata iz obračuna plaće putem e-pošte
• Analitika
  • Na osnovu tog podatka troškovi plaća knjiže se na određenu analitiku.

Bankovni računi

• IBAN
  • Podatak se koristi pri izradi platnih naloga. Ukoliko podatak o broju računa nije upisan, kod obračuna plaća i OOP, platni nalog za neto isplatu za tog se djelatnika neće pripremiti.
• SWIFT
  • Automatski se predloži nakon upisa ispravnog IBAN-a
• Bankovni račun za podjelu
  • Kod računa za podjelu unesemo postotak podjele, SWIFT se isto predloži.
  • Ako je riječ o zaštićenom računu, uključimo kvačicu na predviđenom polju.

Podaci za osobna primanja

Podaci za osobna primanja obračunski su podaci koji se u pravilu ne mijenjaju često.

Ti se podaci koriste za obračun plaća, obračun OOP i obračun doprinosa obrtnika. Za osobe kojima samo obračunavamo porez na dohodak ili putne naloge, podatke za osobbna primanja nije potrebo upisivati.

• Vrsta zaposlenja - odaberemo iz padajućeg zbornika
  • Zaposleni – na temelju te oznake djelatniku se obračuna plaća; utječe i na pripremu oznake u JOPPD.
  • Samozaposlen – kod pojedinca će se na temelju te vrste zaposlenja obračunati doprinosi.
  • Zaposlen šifra drugog poslodavca (kod drugog poslodavca) – za obračun drugih osobnih primitaka (na primjer autorski honorar...).
  • Stalni sezonski djelatnik
  • Član uprave i izvršni direktor
  • Umirovljenik
  • Volonter / stručno osposobljavanje
  • Izaslani djelatnik
  • Zaposlen prema ugovoru - koristi se za obračun drugih osobnih primitaka (npr. ugovor o djelu, autorski honorar...).
• Zaposlen od - unesemo datum početka; mora biti unesen kod djelatnika za obračun plaće i kod obrtnika za obračun poreza i doprinosa. Ukoliko podatka nema, program kod neće djelatnika uvrstiti u obračun.
  • Uzima se u obzir kod izračuna % dodatka za radni staž i % dodatka za stalnost.
• Zaposlen do - unesemo datum kraja samo ako je radni odnos prekinut.
  • Datum se uzima u obzir kod obračuna plaća i dohodaka.
• Razdoblje osiguranja za beneficirani staž
  • Bez povećanja
  • Beneficirani staž 14 mjeseci
  • Beneficirani staž 15 mjeseci
  • Beneficirani staž 16 mjeseci
  • Beneficirani staž 17 mjeseci
• Olakšica za doprinos za mirovinsko I. stup
  • Odaberemo način izračunavanja po formuli ili unosom iznosa
  • Ako je djelatnik zaposlen kod dva ili više poslodavca, upišemo ukupan bruto iznos plaća kod prethodnih poslodavaca na temelju kojeg će program napraviti izračun razmjernog dijela olakšice
• Doprinos za mirovinsko II stupnja
  • Na temelju kvačice djelatniku će se na platnoj listi obračunati doprinos za mirovinsko II
• Doprinos za zdravstveno osiguranje - inozemstvo
  • Koristi se kod izaslanih djelatnika za obračun ZO
• Obračun stanice iz: odaberemo način obračuna i upišemo iznos tj. broj bodova.
  (Vrijednost boda upiše se na prvom koraku obračuna plaće i vrijedi za sve djelatnike koji imaju određeno da se plaća računa na temelju bodova.)
  • Ako je označeno da se satnica izračunava iz bruto plaće mjesečno, satnica je omjer bruto plaće po mjesecu kod djelatnika i mjesečnog satnog fonda.
  • Ako je označeno da se satnica izračunava iz bodova po satu, bodovi po satu od djelatnika množe se s vrijednosti bodova na sat iz postavki obračuna.
  • Ako je označeno da se satnica izračunava iz neto plaće mjesečno, satnica je omjer bruto plaće izračunate iz neto plaće po mjesecu kod djelatnika i mjesečnog satnog fonda.
  • Ako je označeno da se satnica izračunava iz bodova za mjesec, satnica predstavlja omjer između umnoška broja bodova na mjesec kod djelatnika s vrijednosti bodova na mjesec i mjesečnog fonda sati.
  • Ukoliko odaberemo opciju minimalna plaća, program pri obračunu plaće navedeno uzima u obzir.
• Troškovi prijevoza na posao:
  • Za mjesec za radne dane: na obračunu plaće vrijednost na dan izračuna se tako da se vrijednost na mjesec pomnoži s brojem sati na dan i dijeli s mjesečnim fondom sati. Upišemo Vrijednost po mjesecu.
  • Na mjesec: na obračunu plaće se obračuna fiksna vrijednost, bez obzira na mjesečni fond sati i obavljenih sati rada. Upišemo Vrijednost po mjesecu.
  • Prijevoz na posao se ne obračunava: na obračunu plaće iznos prijevoza na rad za tog djelatnika neće se obračunati (na primjer u slučaju službenog vozila).
• Broj radnih sati u tjednu i broj radih dana u tjednu
  • Na obračunu plaće uzme se u obzir je li puno ili skraćeno radno vrijeme.
• Uračunaj radni staž i stalnost:
  • Na temelju kvačice djelatniku se automatski obračunava radni staž i dodatak za stalnost.
• Predloži radni staž iz prethodnog obračuna plaće
  • Ako je kvačica uključena, program neće obračunati radni staž, već prenijeti postotak radnog staža iz prethodnog obračuna plaće

 Podaci za dodatke

• Unesemo Radni staž prije zaposlenja u obliku godina, mjeseci i dana.
  • Uzima se u obzir kod izračuna % dodatka za radni staž.

Podaci za porez na dohodak

• Opća olakšica: označimo ako ju djelatnik koristi.
  • Podatak utječe na izračun akontacije dohotka.
  • Opća: uzima se u obzir se opća olakšica.
  • Nema: olakšica se ne uzima u obzir.
  • Koeficijent olakšica: odabirom koeficijenta otvara se polje za unos.
    • Dobivena olakšica bit će jednaka umnošku upisanog koeficijenta i osnovice od 2.500,00kn. Ako su na djelatniku imate upisane i uzdržavane članove, program će kod obračuna plaće uzeti u obzir samo upisani koeficijent.
• Postotak poreza na dohodak: označimo ako ju djelatnik koristi.
  • Podatak utječe na izračun akontacije dohotka.
• Porezna olakšica - međunarodni ugovori.
  • Koristi se kod izaslanih djelatnika; kad je kvačica uključena prikaže se polje za unos postotka poreza 
• Obračun smanjenog poreza i prireza: označimo ako želimo da se za djelatnika obračuna smanjeni porez i prirez
  • Ako je na postavkama djelatnika upisana općina razvrstana u prvu skupinu po stupnju razvijenosti ili područje mjesta Vukovar i uključena ova kvačica, u tom će se slučaju na isplatnoj listi pripremiti obračun smanjenog poreza i prireza

Podaci za subvencije

• Vrsta subvencije:
  • Bez subvencije ili subvencija za djelatnike koji su napunili 60 godina
  • Subvencija po zakonu o poticanju zapošljavanja
  • Subvencija po zakonu o doprinosima
  • Subvencija za mlade osobe do 30 godina starosti prema Zakonu o doprinosima
  • Subvencija za zapošljavanje djece smrtno stradalih i nestalih hrvatskih branitelja
• Subvencija od:
  • Nakon odabira subvencije obvezno je unijeti datum subvencije od kako bi se ista uzela u obzir na obračunu plaće

Podaci za invalidninu

• Nije
• Invalid
• Invalid HRVI

Podaci za slanje isplatne liste

Možete označiti ako za djelatnika želite uključiti mogućnost slanja isplatne liste elektronskom poštom.

Ako uključite kvačicu, u polje "e-pošta" u osnovnim podacima potrebno je unijeti mail adresu djelatnika.

Također je potrebno definirati lozinku za otvaranje isplatne liste. Za lozinku je moguć izbor između:

• OIB 
• Datum rođenja
• Ručni unos lozinke (proizvoljna lozinka)

Ostale mogućnosti na djelatnicima

Za pojedinog djelatnika možemo upisati i podatke o godišnjem odmoru za prikaz na platnim listama. Na djelatniku odaberemo Ostali podaci djelatnika > Godišnji odmor.

U ostalim podacima djelatnika možemo unositi podatke o uzdržavanim članovima obitelji (porezne olakšice) i obustavama.

Na ovom je mjestu moguć i unos stalnih isplata, tj. isplata koje se svaki mjesec ponavljaju (npr. troškovi prehrane, nagrada za rane rezultate, bonus i sl.) pri čemu će ih program automatski predlagati na obračunima. Detaljnije o unosu stalnih isplata pogledajte OVDJE.

Uređivanje podataka o djelatnicima

• Odaberemo djelatnika tj. osobu čije podatke želimo urediti tako da kliknemo na ime i prezime.
• Kliknemo na Uredi.
• Uredimo podatke.
• Kliknemo na Spremi.

Brisanje podataka o djelatniku

• PAŽNJA: Šifrarnik djelatnika povezan je s ostalim dijelovima programa, tako da je brisanje moguće samo ako osoba nije povezana ni s jednim obračunom.
• Odaberemo djelatnika tj. osobu koju želimo obrisati tako da kliknemo na ime i prezime.
• Kliknemo na Briši.
  
• Otvorit će se prozor za odluku (Zaista želite brisati?) gdje odaberemo U redu.

Pregled pojedinih djelatnika

• Klikom na Šifrarnici > Djelatnici program ponudi brz pregled podataka zaposlenika > ime i prezime djelatnika, datum rođenja, OIB, vrsta zaposlenja, obračun i vrijednost satnice, datum zaposlenja i podatak o transakcijskom računu.
  
  

Ostali podaci

• Korisnik koji predstavlja tog djelatnika: odaberemo korisnika Minimaxa koji odgovara tom djelatniku.
  • Korisnik može unositi i pregledavati svoje putne naloge čak i ukoliko u postavkama pristupa nema to pravo.
• Korisnik s pravom pristupa za izradu putnog naloga: odaberemo korisnika Minimaxa koji obračunava putne naloge za tog djelatnika.
  • Podatak određuje pravo obračuna putnih naloga tog djelatnika.
• Korisnik s pravima za obradu evidencije radnog vremena: odaberemo korisnika Minimaxa koji obračunava putne naloge za tog djelatnika.
  • Podatak određuje pravo za obradu evidencije radnog vremena za tog djelatnika
• Općina stalnog boravka
  • Upisivanjem tog podatka pripremi se ispravna B stranica JOPPD obrasca
• Općina radnog mjesta
  • Upisivanjem tog podatka pripremi se ispravna B stranica JOPPD obrasca
• Matični broj osigurane osobe (MBO) - HZZO
  • Za pripremu R1 obrasca
• Osobni broj HZMO 
  • Za pripremu Tablice 02/21 i 03/21
• Datum podnošenja prijave za osiguranja
  • Unesemo datum podnošenja prijave za obvezna osiguranja (i dobrovoljno MIO ako poslodavac sudjeluje u plaćanju, i obvezno ZO za vrijeme rada u inozemstvu)
• Radno mjesto
  • Za pripremu matične knjige
• Mjesto rada
  • Za pripremu matične knjige
• Dozvola i boravak za rad
  • Dozvola za rad vrijedi do
    • Za pripremu matične knjige
• Obrazovanje
  • Podatak je obvezan za formiranje RAD-1G obrasca
  • Moguće je odabir između: Nekvalificirani, Priučeni - polukvalificirani, Kvalficiran, Viskokvalificiran, Niža stručna sprema, Srednja stručna sprema, Viša stručna sprema, Visoka stručna sprema, Magistar znanosti, Doktor znanosti
• Vrsta radnog odnosa
  • Podatak je obvezan za formiranje RAD-1G obrasca
  • Neodređeno vrijeme, Određeno vrijeme, Pripravnici / vježbenici
• Vrsta radnog vremena
  • Podatak je obvezan za formiranje RAD-1G obrasca
  • Puno radno vrijeme, Nepuno radno vrijeme, Skraćeno radno vrijeme
• Razlog prestanka radnog odnosa
  • Za pripremu matične knjige
• Drugi podaci u vezi s radnim odnosom
  • Za pripremu matične knjige