Izravni prijenos (elektronska izmjena) računa unutar Minimaxa

Organizacije u Minimaxu mogu elektronski izmjenjivati račune što znači da potvrđeni izlazni račun jedne organizacije program automatski prepiše u predloške ulaznih računa druge organizacije.

U tom slučaju primatelj ne treba ručno unositi ulazni račun već ga samo potvrdi.

Primjer: Računovodstveni servis izdaje račune za svoje usluge za svojih 70 klijenata (organizacijama koje vodi u Minimaxu).

Na temelju tih izlaznih računa na svakoj se organizaciji (klijentu servisa) može automatski pripremiti predložak ulaznog računa od strane računovodstvenog servisa ako se pravilno podese postavke.

To ne zamjenjuje ispisani račun sa svim propisanim elementima.

Postavke za elektronsku izmjenu računa

  1. Prvi uvjet je da oba partnera (obje organizacije u Minimaxu) u šifrarniku klijenata imaju upisanog drugog partnera s odgovarajućim OIB brojem.
    Konkretno to znači da organizacija RAČUNOVODSTVENI SERVIS D.O.O. u svojem šifrarniku stranaka mora imati PODUZETNIK D.O.O. Organizacija PODUZETNIK D.O.O. u svojem šifrarniku stranaka mora imati RAČUNOVODSTVENI SERVIS D.O.O.
  2. Drugi uvjet je da RAČUNOVODSTVENI SERVIS D.O.O. želi elektronski slati račune klijentu PODUZETNIK D.O.O.
    U organizaciji RAČUNOVODSTVENI SERVIS D.O.O. u šifrarniku stranaka za stranku PODUZETNIK D.O.O. označimo Slanje računa ovoj stranki.
  3. Treći uvjet je da PODUZETNIK D.O.O. dozvoli elektronsko primanje računa od tvrtke RAČUNOVODSTVENI SERVIS D.O.O.
    U organizaciji PODUZETNIK D.O.O. u šifrarniku stranaka za stranku RAČUNOVODSTVENI SERVIS D.O.O. označimo Primanje računa od ove stranke.

 






Ako RAČUNOVODSTVENI SERVIS D.O.O. želi elektronski slati račune, a  PODUZETNIK D.O.O. to ne dozvoli u postavkama, računi se neće slati elektronski. Potrebna je dozvola oba partnera.

Elektronsko slanje računa

Kod stranke PODUZETNIK D.O.O. taj se račun pojavi kao predložak ulaznog računa.

Račun treba urediti:

  1. Datum računa, datum prometa i datum dospijeća predlažu se iz poslanog izlaznog računa.
  2. Iz izlaznog računa još se predlažu Iznos, Originalan broj i Poziv na broj.
  3. Iz prošlog računa istog dobavljača (bez obzira na to je li račun primljen elektronski ili nije) predlaže se Analitika, Način plaćanja i Rashod.
  4. Dopunimo podatke koji nedostaju i dodamo rashod u red.
  5. Kao i obično račun Spremimo ili Potvrdimo.

Ispravljanje elektronski poslanih računa

VAŽNO! Kada kupac (u našem slučaju PODUZETNIK D.O.O.) potvrdi ulazni račun, dobavljač (u našem slučaju RAČUNOVODSTVENI SERVIS D.O.O.) ne može više otkazati taj izlazni račun.

Popravci se moraju odraditi u međusobnom dogovoru.

  • Ako kupac otkaže primljeni račun i on bude u predlošku, i dobavljač može popraviti taj račun. Kada ga opet izda, ispravljeni se račun prikaže kao predložak ulaznog računa kod kupca (znači ne može se poduplati).
  • Ako je ulazni račun kod kupca među predlošcima, dobavljač može i izbrisati izlazni račun. U tom se slučaju izbriše i predložak primljenog računa.

Pokušaj otkazivanja izlaznog računa

  • Kada je kupac već potvrdio ulazni račun, program javi obavijest: „Račun ne možete otkazati jer je automatski poslan kupcu koji ga je primio.“
  • U slučaju da program „dozvoli“ ispravak izlaznog računa znači da je taj račun kod kupca u predlošcima.

U svakom slučaju preporučujemo da svaku naknadnu izmjenu računa organizacije međusobno usklade.

U ovoj uputi