Stranke u Minimax uvozimo preko xml ili CSV datoteke (Excel).
Priprema predloška
Za uvoz podataka preko CSV datoteke (Excel) pripremljen je predložak koji spremimo na svoje računalo i popunimo sa svojim podacima i tada uvezemo datoteku.
Uvozom podataka program pripremi temeljnicu u Dvojnom knjigovodstvu kao predloške koje naknadno potvrdimo.
- U izborniku Postavke organizacije odaberemo Ostali uvozi.
- Na padajućem popisu ponuđenih uvoza podataka odaberemo Stranke.
- Odaberemo mogućnost Neka se pripremi prijedlog i kliknemo na Pripremi prijedlog.
- Datoteku spremimo na računalo.
Unos podataka po predlošku
U nastavku je objašnjeno kako pravilno unijeti podatke u predložak, tako da zatim datoteku s ispunjenim podacima na istom mjestu uvezemo u Minimax.
Sadržaj i poredak stupaca ne smiju se mijenjati. Podatke možemo kopirati iz drugih datoteka ili ih sami unijeti.
- Šifra
- Podatak je obavezan.
- Šifru možemo odrediti po želji, ali se ne smije ponavljati. Znači svaki klijent mora imati svoju šifru.
- Najčešća je upotreba šifri iz programa iz kojeg prenosimo podatke.
- Primjer šifre: 1.
- Naziv
- Podatak je obavezan.
- Naziv klijenta je proizvoljan podatak, a možemo koristiti skraćeni ili puni naziv poduzeća.
- Primjer naziva: Saop d.o.o.
- Adresa
- Podatak je obavezan.
- Adresa klijenta je proizvoljan podatak sastavljen od ulice i kućnog broja.
- Primjer adrese: Cesta goriške fronte 46
- Država
- Podatak je obavezan.
- Država klijenta nije proizvoljan podatak jer mora biti upisana šifra države prema šifrarniku država. Možemo ga naći u Minimaxu u šifrarniku Klijenti, polje Država.
- Primjer države: HR.
- Pošta
- Podatak je obavezan.
- Pošta klijenta predstavlja poštanski broj.
- Primjer poštanskog broja: 10000.
- Mjesto pošte
- Podatak je obavezan.
- Mjesto pošte predstavlja mjesto pošte.
- Primjer pošte klijenta: Zagreb.
- Naziv primatelja
- Podatak se uzima u obzir na dokumentima koje izdajemo klijentima – kao naziv primatelja za poštu.
- Ako polje ne ispunimo program uzima u obzir podatak upisan u prethodnim poljima (sjedište poduzeća).
- Ako klijentu dokumente šaljemo na sjedište poduzeća tada polje ostavimo prazno.
- Primjer naziva: Saop d.o.o.
- Adresa primatelja
- Podatak se uzima u obzir na dokumentima koje izdajemo klijentima – kao adresa primatelja za poštu.
- Ako polje ne ispunimo program uzima u obzir podatak upisan u prethodnim poljima (sjedište poduzeća).
- Ako klijentu dokumente šaljemo na sjedište poduzeća tada polje ostavimo prazno.
- Primjer adrese : Cesta goriške fronte 46.
- Država primatelja
- Podatak se uzima u obzir na dokumentima koje izdajemo klijentima – kao država primatelja za poštu.
- Ako polje ne ispunimo program uzima u obzir podatak upisan u prethodnim poljima (sjedište poduzeća).
- Ako klijentu dokumente šaljemo na sjedište poduzeća tada polje ostavimo prazno.
- Primjer države: SI.
- Poštanski broj primatelja
- Podatak se uzima u obzir na dokumentima koje izdajemo klijentima – kao poštanski broj primatelja za poštu.
- Ako polje ne ispunimo program uzima u obzir podatak upisan u prethodnim poljima (sjedište poduzeća).
- Ako klijentu dokumente šaljemo na sjedište poduzeća tada polje ostavimo prazno.
- Primjer poštanskog broja: 10000.
- Mjesto pošte primatelja
- Podatak se uzima u obzir na dokumentima koje izdajemo klijentima – kao mjesto pošte primatelja za poštu.
- Ako polje ne ispunimo program uzima u obzir podatak upisan u prethodnim poljima (sjedište poduzeća).
- Ako klijentu dokumente šaljemo na sjedište poduzeća tada polje ostavimo prazno.
- Primjer poštanskog broja: Zagreb.
- Obveznik PDV-a
- Veoma važno, oznaka utječe na zapise u poreznim evidencijama!
- Podatak ispunimo sa velikim tiskanim slovom D ako je klijent porezni obveznik tj. sa velikim tiskanim N ako klijent nije porezni obveznik.
- Ako podatak ne ispunimo klijent će biti uvezen > kao nije porezni obveznik (N).
- D Porezni obveznik
- N nije porezni obveznik
- (prazno) Nije porezni obveznik
- Primjer statusa poreznog obveznika klijenta: D.
- Porezni broj
- Podatak je obavezan ako smo u polje obveznik za PDV odabrali „D“ (porezni je obveznika), inače podatak nije obavezan.
- U tom polju za domaću državu mora biti upisana pravilan porezni broj jer program prilikom uvoza provjerava njezin sadržaj. U slučaju nepravilnog porezno broja klijent neće biti uvezen.
- Primjer poreznog broja klijenta: 79407340.
- Matični broj
- Podatak nije obavezan.
- U polje upišemo matični broj klijenta.
- Primjer matičnog broja klijenta: 5313483129.
- Šifra djelatnosti
- Podatak nije obavezan.
- U polje upišemo šifru djelatnosti po službenom šifrarniku.
- Primjer šifre djelatnosti klijenta: 62.010.
- Identifikacijski broj
- Podatak je obaveza ako smo u polju obveznik PDV-a odabrali „D“ (porezni je obveznik), inače podatak nije obavezan.
- Identifikacijski broj predstavlja porezni broj sa predznakom koji označava državu.
- Primjer identifikacijskog broja: HR79407340.
- Novčana valuta
- Šifru ili oznaku novčane valute unosimo u obliku kakav je u stupcu DE u Šifrarnici -> Tečajevi.
- Ukoliko podatak nije upisan prilikom uvoza će se odrediti domaća novčana valuta.
- Primjer novčane valute: EUR.
- Dani valute
- Podatak nije obavezan.
- Predstavlja broj dana valute na izlaznim dokumentima prema datumu izdavanja (rok plaćanja).
- Ako podatak ne ispunimo za klijenta će se upisati broj 0.
- Primjer dana valute za klijenta: 14.
- Postotak rabata
- Podatak nije obavezan i predstavlja postotak rabata. Ukoliko podatak ne upišemo za klijenta će se upisati broj 0.
- Primjer postotka rabata klijenta: 3.
- Internet stranica
- Podatak nije obavezan.
- Predstavlja adresu internet stranice klijenta.
- Primjer internet stranice klijenta: www.Minimax.hr
- Transakcijski račun
- Podatak nije obaveza, u polje upišemo transakcijski račun bez razmaka ili interpunkcijskih oznaka.
- Primjer transakcijskog računa: SI56051008010777371
- Ime i prezime kontakta
- Podatak nije obavezan, a u polje upišemo ime i prezime kontakta (kontakt osobe) kod klijenta.
- Telefon
- Podatak nije obavezan, a u polje upišemo telefonski broj kontakta kod klijenta.
- E-mail adresa
- Podatak nije obavezan, a u polje upišemo e-mail adresu kontakta kod klijenta.
Spremanje dokumenata
Dokument spremimo klikom na Datoteka -> Spremi (File -> Save). Kada se prikaže obavijest da dokument možda nije kompatibilan s Unicode formatom, kliknemo na tipku Da (Yes).
Uvoz datoteke s podacima u Minimax
Datoteku s podacima zatim uvozimo u Minimax na istom mjestu gdje smo preuzeli predložak.
- U izborniku Postavke organizacije odaberemo Ostali uvozi.
- Na popisu ponuđenih uvoza odaberemo Stranke.
- Odaberemo mogućnost Neka se podaci uvoze i kliknemo na Uvozi podatke.
Program ispiše izvještaj o uvozu.