Licence poslovanja ne omogućuju unos i uređivanje knjigovodstvenih podataka, no ako korisnik sa statusom poduzetnik na postavkama ima uključeno pravo za potvrđivanje temeljnica, kada unese račun, bankovni izvadak ili drugi dokument, u glavnoj se knjizi automatski kreira i potvrđena temeljnica.
U slučaju da poduzetnik otkaže i uredi dokument, u glavnoj će se knjizi temeljnica ažurirati sukladno napravljenim promjenama. Na svakom pojedinom zapisu u programu preko identifikacije zapisa moguće je vidjeti kad je dokument kreiran i kada je promijenjen.
Ako vam ne odgovara takav način rada da poduzetnik ima mogućnost otkazivanjem i uređivanjem dokumenta u bilo kojem trenutku ažurirati i temeljnicu, klikom na Moj profil > Korisnici pa na naziv organizacije kod prava korisnika, računovođa može isključiti pravo za potvrđivanje temeljnica prema OVOJ uputi.
Navedeno vrijedi u slučaju da poduzetnik koristi podlicencu. Ako poduzetnik koristi svoju licencu poslovanja, a računovođi je omogućio pristup do podataka, potrebno je da poduzetnik sam uredi navedeno pravo jer je u tom slučaju on administrator pretplatnika.
Kada se navedeno pravo isključi, za dokumente koje klijent unese u glavnoj će se knjizi pripremiti temeljnice u predlošku koje računovođa onda može pregledati i potvrditi. Masovno potvrđivanje temeljnica moguće je napraviti preko masovnih obrada u glavnoj knjizi.
Kad su temeljnice jednom potvrđene, time se na neki način "zaključaju" i stranka više taj dokument ne može otkazati, odnosno, u slučaju otkazivanja dokumenta, stranci će se prikazati sljedeća obavijest.
Otkazivanje dokumenta moguće je jedino u dogovoru s računovođom, tj. nakon što računovođa otkaže potvrđivanje temeljnice. Na taj način računovođa ima dodatnu kontrolu nad eventualnim promjenama na temeljnicama.
Ovo je pravo moguće isključiti i za suradnike u računovodstvu pa, u primjerima kad više korisnika radi na istoj organizaciji, nakon što korisnik s uključenim pravom za potvrđivanje temeljnica iste potvrdi, korisnik koji nema uključeno to pravo neće moći otkazati dokument.
