E-račune možemo zaprimati ako smo postavke organizacije postavili na način kako je opisano u uputi ovdje.
Pokazat ćemo dva načina zaprimanja e-računa: automatsko zaprimanje e-računa u Minimax i ručni uvoz e-računa u Minimax.
Automatsko zaprimanje e-računa
Za automatsko zaprimanje računa preko pretinca za dokumente, klikom na Pretinac za dokumente > Postavke potrebno je odabrati posrednika za e-račune i upisati korisničko ime i lozinku (ili uvesti certifikat za FINU).
U pretincu za dokumente program u intervalima provjerava ima li novih ulaznih e-računa i, ako ih ima, računi se prikažu u pretincu. Klikom na Osvježi možemo u bilo kojem trenutku ručno provjeriti imamo li koji ulazni e-račun.
Ako smo zaprimili više e-računa, program će na ekranu prikazati status prijenosa dokumenata. Nakon prijenosa svih primljenih računa, prikazat će se obavijest koliko je dokumenata uvezeno u Pretinac i na popisu će se prikazati zaprimljeni (nepreuzeti) e-računi s informacijom o vrsti dokumenta, datoteci, stranci, vremenu kada je dokument dodan i preko kojeg posrednika.
Podatak o stranci program prepoznaje prema OIBu iz xml datoteke. Ako je stranka od koje smo zaprimili račun unesena u šifrarnik, program će na retku datoteke prikazati tu stranku, a ako stranka nije unesena u šifrarnik, prema podacima iz xml datoteke i javne baze automatski će se dodati u šifrarnik o čemu će program prikazati obavijest.
Na popisu primljenih e-računa kvačicom označimo račune koje smo zaprimili kako bismo ih obradili. Opcije koje možemo odabrati su:
- obradi datoteke
- premjesti u
- briši
- spoji u jedan dokument (moguće samo za iste stranke, no nije moguće za datoteke koje sadrže e-račun)
- razdvoji u više dokumenata
Klikom na Obradi datoteke > Dodaj u novi ulazni račun, račun će se automatski pripremiti kao predložak na popisu ulaznih računa gdje će program upisati zaglavlje ulaznog računa i predložiti rashod koji je unesen kod tog dobavljača na zadnjem ulaznom računu. Ako nam je to prvi ulazni račun od toga dobavljača, program će popuniti samo zaglavlje ulaznog računa, a klikom na Uredi potrebno je dodati i konto rashoda računa.
Zaprimljene račune moguće je obrađivati pojedinačno, a moguće je i odabrati više datoteka za obradu i preko funkcionalnosti Spoji i dodaj u novi ulazni račun formirati predložak računa. Kod te funkcionalnosti važno je da budu odabrani dokumenti iste stranke (npr. račun i otpremnica, dvije skenirane stranice jednog računa i sl.) i da nije odabrano više datoteka koje sadrže e-račun.
Više zaprimljenih e-računa moguće je istovremeno obraditi preko opcije Obradi datoteke > Dodaj svaki dokument u svoj ulazni račun.
Uvoz e-računa u Pretinac za dokumente
Osim automatskog zaprimanja, primljeni e-račun možemo ručno uvesti u Minimax klikom na +Dodaj datoteke i odaberemo datoteku ulaznog računa u xml formatu.
Kao i kod automatskog zaprimanja e-računa, ako stranka od koje smo zaprimili račun nije unesena u šifrarnik stranaka, uvozom e-računa stranka će se automatski dodati u šifrarnik iz javne baze o čemu će program prikazati i obavijest.
Ručno uvezeni račun možemo dodati u novi ulazni račun kao u gore opisanom primjeru (označimo račun, kliknemo Obradi datoteke > Dodaj u novi ulazni račun), a u oba primjera moguće je iskoristiti i funkcionalnost desnog klika pri čemu se također prikažu navedene funkcionalnosti.
