1. U izborniku Poslovanje odaberemo Ulazni računi.
2. Kliknemo na Novo. Otvorit će se prozor za unos ulaznog računa.

Ako unosimo račun od dobavljača za kojeg smo već knjižili bar jedan ulazni račun, program će predložiti neke podatke iz prethodnog računa, između ostalog, prvi rashod prijašnjeg računa tog dobavljača.

Unositi možemo samo račune za nezaključeno razdoblje PDV-a (u slučaju da smo porezni obveznici). Do predaje obračuna PDV-a na Poreznu, račun se može otkazati i naknadno unijeti, odnosno mogu se ispraviti ulazni računi i ponovno se potvrdi obračun PDV-a.

 Unos zaglavlja računa

U zaglavlje ulaznog računa unosimo opće podatke računa. Podaci označeni sa * su obvezni.

1. Broj računa: samo pri prvom unosu ulaznog računa upišemo prvi redni broj prema dosadašnjoj numeraciji ulaznih računa. Sve daljnje ulazne račune program numerira samostalno u okviru godine koja je određena datumom prometa i te brojeve nije moguće mijenjati.
2. Dobavljač: odaberemo ga iz padajućeg izbornika. Taj podatak program prenese u knjiženje za obveze, za potrebe PDV-a i kao primatelja na platnom nalogu s bankovnim računom ako je na stranci označeno da se predlaže.
   Podatke o dobavljaču možemo mijenjati klikom na ikonu olovke. Klikom na ikonu + unesemo novog dobavljača.
3. Datum računa: taj podatak predstavlja datum dokumenta.
4. Datum prometa: taj podatak predstavlja datum temeljnice i program ga prenese u knjiženje dospijeća obveza.
5. Datum dospijeća: taj podatak program prenosi u knjiženje za obveze i na platni nalog. Ako unesemo broj dana, program će datumu računa pribrojati dane i upisati novi datum u polje datuma dospijeća.
6. Datum za PDV: taj podatak određuje razdoblje u knjizi PDV-a. Unosimo ga samo u slučaju kad je organizacija obveznik PDV-a.
7. Iznos: predstavlja iznos uplate, osim kod računa za pretplatu gdje predstavlja iznos računa.
8. Novčana jedinica: taj podatak program prenosi u knjiženje obveze za dobavljača. Novčanu jedinicu program predlaže iz postavki pojedinog dobavljača gdje možemo i odrediti novčanu jedinicu. U slučaju da to nije domaća novčana jedinica, program će na zaglavlju ulaznog računa prikazati  i polje s predloženim tečajem (srednji tečaj HNB-a) i preračunati iznos u domaću novčanu jedinicu prema unesenom datumu prometa.
9. Analitika: Ako u zaglavlju ulaznog računa u polju analitika odaberemo analitiku, program će proknjižiti obvezu na izabranu analitiku. Program ponudi polje u slučaju da u šifrarniku analitika imamo unesen bar jedan unos.
10. Originalni broj:  Prepišemo ga iz ulaznog računa. Taj podatak program upiše u opis temeljnice i knjiženje te na platni nalog. Ako želimo u opisu knjiženja na temeljnici imati dodatni opis, možemo ga upisati iza broja dobavljača (npr. UR 232 materijal).
11. Plaćanje - možemo izabrati između sljedećih mogućnosti:
    • Nalog za plaćanje: program pripremi nalog za plaćanje i upiše bankovni račun  koji je na stranci unesen da se predlaže.
    • Platio djelatnik: iz popisa odaberemo djelatnika. Program će obvezu knjižiti na odabranog djelatnika. Djelatnike unosimo i uređujemo u izborniku Šifrarnici > Djelatnici 
    • Plaćeno karticom: iz popisa odaberemo račun kojim je bila podmirena obveza (npr. uplata računa za troškove koji su bili plaćeni karticama).
    • Blagajna:  iz popisa odaberemo vrstu blagajničkog izdatka i upišemo datum. Nakon potvrde računa, program će samostalno pripremiti blagajnički izdatak i potvrđivanjem blagajničkog dnevnika na taj dan zatvorit će se i obveza.
    • Nema naloga za plaćanje: program neće pripremiti nalog za plaćanje.

Unos rashoda

Rashodi upravljaju knjiženjem ulaznih računa jer određuju kako će program zapisati ulazni račun u računovodstvenu i poreznu evidenciju. S njima želimo pojednostavniti i omogućiti unos računa čak i nekom tko po struci nije računovođa (npr. poduzetnik). U sustav je već upisan veliki broj rashoda koje možemo prilagoditi svojim potrebama (promijeniti konto knjiženja, postavke PDV-a, preimenovati ili otvarati nove rashode te ih brisati).

1. Rashod: odaberemo ga iz padajućeg izbornika tako da u polje unesemo dio naziva rashoda (npr. "uredski" za uredski materijal) ili konto (npr. 4010).
2. Analitika: podatak utječe na knjiženje. Program prikaže polje u slučaju da je u izborniku Šifrarnici > Konta na odabranom kontu rashoda određeno da se analitika unosi ili ako konto zahtijeva analitiku te ako u šifrarniku konta imamo bar jedan unos.
3. Djelatnik: podatak utječe na knjiženje. Program prikaže polje u slučaju da je u izborniku Šifrarnici > Konta na odabranom kontu rashoda određeno da se djelatnik unosi ili je unos djelatnika na određeni konto obvezan. Podatke o djelatniku možemo uređivati klikom na ikonu Uredi ili dodati novog uz pomoć gumba Novo.
4. Osnova: iznos osnove program izračuna iz podataka o iznosu računa i stopi PDV-a na odabranom rashodu. Iznos je prema potrebi moguće promijeniti. U slučaju da organizacija nije obveznik PDV-a, unesemo iznos s PDV-om. Podatak utječe na knjiženje rashoda.
5. Iznos PDV-a: iznos PDV-a program izračuna iz osnove i stope PDV-a na odabranom rashodu. Iznos je prema potrebi moguće promijeniti. Podatak utječe na knjiženje obveze za PDV..
6. Opis: unesemo opis knjiženja koji će program dodati opisu temeljnice na knjiženju i bit će ispisan prilikom printanja temeljnice.
7. Nakon unosa podataka kliknemo Sačuvaj red.

Prema istom postupku unesemo sve različite rashode na istom ulaznom računu.

Nakon konačnog unosa podataka ulaznog računa, s gumbima u alatnoj traci moguće je:

• Spremiti ulazni račun (gumb Spremi) - koristimo ga u slučaju ako unos ulaznog računa još nije dovršen. Spremanje ulaznog računa zapisat će se samo u Predložak računa što znači da račun neće formirati zapise u dvojno knjigovodstvo ili poreznu knjigu. Predložak računa ima isti broj koji će imati potvrđeni račun.
• Odustati od unosa ulaznog računa (gumb Odustani) - u tom će slučaju biti izgubljene sve promjene u ulaznom računu.
• Potvrditi ulazni račun (gumb Potvrdi) - program će pripremiti temeljnicu u dvojnom knjigovodstvu, zapis u knjizi PDV-a i platni nalog (ako smo ga odabrali prilikom unosa zaglavlja ulaznog računa u polju Plaćanje)

Prilozi: ulaznom računu možemo priložiti sliku (ili više slika) dokumenta. Veličina pojedine datoteke je maksimalno 3 MB.

Napomene: služe za vlastite bilješke i ne prikazuju se ni na jednom ispisu. Prvih 20 znakova vidljivo je na osnovnom pregledu ulaznih računa.

Prikaz privitaka na ulaznim računima

Pri unosu ulaznog računa imamo mogućnost dodavanja privitka. Klikom na priloženi privitak, program ga prikaže na desnoj strani ekrana. Takav prikaz privitka omogućava prijepis podataka originalnog računa što nam olakšava unos primljenog računa.

Veza na Pretinac za dokumente

Sliku ulaznog računa i možebitne privitke dodane u Pretinac za dokumente možemo prenijeti u novi ulazni račun.